Cómo configurar una carta
Una carta representa una forma tradicional y formal de comunicación escrita. A pesar de la proliferación de correos electrónicos y mensajería instantánea, las cartas siguen siendo cruciales en el ámbito profesional, académico y personal. A continuación, se detallan los pasos adecuados para configurar una carta de manera correcta y eficiente.
Elección del papel y formato
Seleccionar un papel adecuado es el primer paso para redactar una carta. El papel debe ser blanco o de color claro y de buena calidad, preferiblemente tamaño A4. El formato de la carta puede variar dependiendo de si es una carta formal o informal. En general, las cartas formales siguen un formato más estructurado.
En una carta formal, es esencial incluir:
- Encabezado con la dirección del remitente.
- Fecha en la que se redacta la carta.
- Dirección del destinatario.
- Saludo formal.
- Cuerpo de la carta.
- Cierre formal con despedida.
- Firma del remitente.
En las cartas informales, la estructura es más flexible y menos rigurosa.
Configuración del encabezado
El encabezado de una carta formal incluye generalmente la dirección del remitente. Debe situarse en la parte superior derecha del documento. Incluye detalles relevantes como el nombre, la dirección y los datos de contacto. Esto facilita al destinatario responder a la carta de manera oportuna.
Añadir la fecha
La fecha debe colocarse debajo del encabezado, alineada a la derecha. Se sugiere utilizar el formato de fecha completo para evitar confusiones, por ejemplo, «15 de marzo de 2023». Incorpora la fecha para proporcionar un contexto temporal a la comunicación.
Dirección del destinatario
La dirección del destinatario tiene que incluirse al lado izquierdo, debajo de la fecha. Agrega el nombre completo, el cargo si es pertinente, y la dirección completa. Es crucial asegurarse de que esta información sea precisa para que la carta llegue a su destino correcto.
Saludo formal
El saludo en una carta formal debe ser respetuoso. Utiliza términos como «Estimado» seguido del título y apellido del destinatario. Evita salutaciones genéricas si conoces el nombre del destinatario. Un ejemplo apropiado sería «Estimado Sr. García».
Escribir el cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta es la parte central y puede dividirse en varios párrafos, cada uno abordando un punto o tema distinto. Comienza con una introducción clara y breve que especifique el propósito de la carta. Después, desarrolla los puntos principales en párrafos separados, asegurándote de mantener un tono profesional y cortés.
Finaliza el cuerpo de la carta con un párrafo que resuma los puntos discutidos y mencione cualquier acción esperada, como una reunión o una llamada de seguimiento.
Cierre formal y despedida
Utiliza un cierre formal y cortés. Frases como «Atentamente» o «Cordialmente» son adecuadas. Coloca el cierre a algunos espacios debajo del último párrafo del cuerpo de la carta y sigue con una coma.
Firma del remitente
Déja suficiente espacio para tu firma manuscrita entre el cierre y tu nombre mecanografiado. Esto le añade un toque personal y auténtico a la carta. Si la carta es enviada por correo electrónico, puedes incluir una firma electrónica.
Utilizar programas y herramientas de procesamiento de texto
Configurar una carta en Microsoft Word
Microsoft Word es uno de los programas más utilizados para redactar y formatear cartas. Aquí se explica cómo configurar una carta formal en este software:
- Abrir un nuevo documento.
- Seleccionar una plantilla: Word ofrece plantillas predefinidas que pueden facilitar el proceso.
- Ajustar los márgenes: Ir a la pestaña «Diseño de página» y asegurarse de que los márgenes sean adecuados, generalmente 2.5 cm en todos los lados.
- Elegir la fuente adecuada: Las fuentes como Times New Roman o Arial en tamaño 12 son generalmente aceptadas.
- Insertar el encabezado: Utiliza la herramienta de encabezado para colocar la dirección del remitente.
- Agregar la fecha y la dirección del destinatario: Colócalas en las posiciones mencionadas anteriormente.
- Escribir el cuerpo de la carta: Utiliza la herramienta de párrafo para asegurarte de que el texto esté bien organizado.
- Incluir el cierre y la firma: Sigue el mismo procedimiento descrito previamente para las cartas formales.
Ejemplos de cartas formales e informales
Ejemplo de carta formal
A continuación, se presenta un ejemplo de carta formal dirigida a una empresa:
[Nombre del remitente]
[Dirección del remitente]
[Ciudad, Código Postal]
[Correo electrónico]
[Teléfono]
[Fecha]
[Nombre del destinatario]
[Cargo]
[Nombre de la empresa]
[Dirección de la empresa]
[Ciudad, Código Postal]
Estimado Sr./Sra. [Apellido]:
Me dirijo a usted en relación con [asunto específico]. En el primer párrafo especifica claramente el propósito de la carta.
En los siguientes párrafos desarrolle los puntos importantes que desea discutir. Mantenga un tono respetuoso y profesional.
Finaliza mencionando cualquier acción esperada y agradeciendo al destinatario por su tiempo y atención.
Atentamente,
[Su nombre]
[Firma]
Ejemplo de carta informal
A diferencia de las cartas formales, las cartas informales son más flexibles. Aquí se muestra un ejemplo de carta informal:
[Nombre del remitente]
[Dirección del remitente]
[Ciudad, Código Postal]
[Fecha]
Querido [Nombre]:
Espero que estés bien. Te escribo para contarte sobre …
En los siguientes párrafos, puedes hablar sobre distintos temas de interés mutuo.
Espero tener noticias tuyas pronto.
Con cariño,
[Su nombre]
Recursos adicionales
Existen diversas plantillas de carta disponibles en programas de procesamiento de texto como Google Docs y LibreOffice Writer. Estas plantillas pueden simplificar significativamente el proceso de configuración de una carta.
Consultar recursos en línea puede ser útil para encontrar ejemplos específicos y directrices detalladas para distintos tipos de cartas. Páginas web como Microsoft Support proporcionan guías completas para utilizar Microsoft Word y otras herramientas de productividad.
Por último, la correcta configuración de una carta, ya sea formal o informal, puede contribuir a una comunicación más efectiva y profesional.