Ver las respuestas en los formularios de Google

Un formulario de Google es una herramienta poderosa para la recogida de datos. Desde encuestas hasta pruebas académicas, esta plataforma ha simplificado la manera en la que obtenemos y manejamos la información recopilada. En este artículo, exploraremos cómo ver las respuestas en los formularios de Google, incluyendo métodos, opciones disponibles y tips para facilitar la interpretación de los datos recolectados.

Configurar el formulario de Google

Antes de acceder a las respuestas de un formulario de Google, es importante asegurarse de que el formulario está correctamente configurado para recolectar las respuestas de manera efectiva.

1. Creación del formulario: Para comenzar, se debe iniciar sesión en una cuenta de Google y visitar Google Forms. Una vez allí, se puede crear un nuevo formulario seleccionando la opción «Formulario en blanco» o utilizando una de las plantillas disponibles. Es esencial titular el formulario y agregar las preguntas necesarias para la recogida de datos.

1. Ajustes de recolección de respuestas: Asegúrate de que el formulario admite respuestas. Para ello, ve a «Configuración» y verifica que la opción «Aceptar respuestas» esté activada. Además, puedes ajustar otras configuraciones de acuerdo con tus necesidades, tales como la recogida de correos electrónicos o la limitación de respuestas a dominios específicos.

1. Compartir el formulario: Obtén el enlace para compartir el formulario con los encuestados. Este paso es crucial para comenzar a recibir respuestas. Puedes compartir el enlace directamente en redes sociales, correos electrónicos o incrustarlo en un sitio web.

Acceder a las respuestas del formulario de Google

Una vez que has enviado el formulario y comenzado a recibir respuestas, Google Forms facilita el acceso a estos datos mediante diferentes métodos.

Ver las respuestas directamente en Google Forms

1. Dashboard de respuestas: Regresa al editor de tu formulario y selecciona la pestaña «Respuestas». Allá podrás ver un resumen de las respuestas, gráficos y análisis rápidos de las preguntas del formulario.

1. Respuestas individuales: Además del resumen, Google Forms permite revisar cada respuesta de manera individual. Esto es particularmente útil si necesitas revisar la información detallada proporcionada por cada encuestado.

1. Exportar las respuestas: Para un análisis más detallado, puedes exportar las respuestas a una hoja de cálculo de Google Sheets. Haz clic en el icono de la hoja de cálculo en la pestaña de «Respuestas», lo que permitirá abrir o crear un nuevo documento de Google Sheets donde se almacenarán todas las respuestas. Esta opción ofrece una mayor flexibilidad para el análisis de datos.

Configuración de notificaciones por correo electrónico

Si necesitas recibir alertas cuando alguien complete tu formulario, puedes configurar notificaciones por correo. Para ello, abre el formulario en Google Forms y selecciona «Herramientas» > «Reglas de notificación» en Google Sheets. Aquí podrás ajustar las preferencias para recibir notificaciones inmediatas o resúmenes diarios.

Análisis y uso de las respuestas

Analizar los datos recolectados es un paso crucial para extraer información valiosa de las respuestas de tu formulario. A continuación, se presentan algunas estrategias para optimizar este proceso.

Análisis en Google Sheets

1. Filtrar respuestas: Utiliza las funciones de filtrado de Google Sheets para aislar respuestas específicas. Los filtros te permiten ver solamente las respuestas que cumplen con ciertos criterios, lo cual es útil para segmentos particulares de datos.

1. Funciones y fórmulas: Haz uso de fórmulas y funciones de Google Sheets como SUM, AVERAGE, COUNTIF, entre otras, para analizar cuantitativamente las respuestas. Esto permite obtener estadísticas rápidas y útil información de tendencia.

1. Tablas dinámicas: Las tablas dinámicas en Google Sheets ayudan a resumir grandes cantidades de datos rápidamente. Crear una tabla dinámica facilita la visualización de patrones y relaciones en las respuestas.

Visualización de datos

Para interpretar y presentar tus resultados de manera efectiva, la visualización de datos juega un papel crucial.

1. Gráficos y diagramas: Google Sheets ofrece una amplia variedad de gráficos y diagramas, desde barros hasta gráficas circulares y líneas de tiempo. Selecciona el tipo de gráfico que mejor represente los datos recolectados en el formulario.

1. Complementos de visualización: Considera el uso de complementos para enriquecer tus visualizaciones. Herramientas como Data Studio pueden integrarse con Google Sheets y proporcionar opciones avanzadas para gráficos y dashboards interactivos.

Uso avanzado de respuestas: Google Apps Script

Para aquellos que necesiten un nivel de personalización superior en el manejo de respuestas, Google Apps Script ofrece soluciones a medida. Con este lenguaje de scripting basado en JavaScript, puedes automatizar diversas tareas vinculadas a las respuestas de Google Forms.

1. Automatización del proceso: Google Apps Script permite crear funciones para automatizar las tareas repetitivas en el procesamiento de respuestas. Por ejemplo, puedes programar un script para sobresalir ciertas respuestas según puntos de corte predefinidos o enviar correos electrónicos personalizados basados en las respuestas recibidas.

1. Integraciones adicionales: Con App Script, se pueden integrar respuestas de Google Forms con otras aplicaciones de la suite de Google (Gmail, Calendar, Drive) u otras aplicaciones externas a través de API REST Automatización con Zapier.

Herramientas complementarias para maximizar el uso de Google Forms

Existen herramientas que potencian y amplían las funcionalidades de Google Forms, enriqueciéndolas con características adicionales.

1. Form Publisher: Este complemento permite transformar respuestas de Google Forms en documentos personalizados en Google Docs, Google Sheets, Google Slides, entre otros formatos. Es útil para generar reportes automáticos basados en las respuestas.

1. Choice Eliminator: Este complemento es ideal para formularios que necesiten eliminar opciones automáticamente una vez sean seleccionadas una cantidad específica de veces. Muy útil en la organización de eventos o reservas.

1. Form Limiter: Con este complemento, se pueden limitar las respuestas de un formulario por tiempo o cantidad, cerrando automáticamente el formulario cuando se cumplan los criterios definidos.

1. Certify’em: Este complemento genera certificados automáticos a los encuestados que califican en pruebas o exámenes realizados a través de Google Forms.

Aspectos de seguridad y privacidad

Es esencial cuidar la seguridad y privacidad cuando se recolectan y manejan datos a través de formularios de Google.

1. Acceso restringido: Asegura que solo el personal autorizado tenga acceso a las respuestas. Configura los permisos de hojas de cálculo y formularios correctamente.

1. Protección de datos sensibles: Evita recolectar datos sensibles a menos que sea absolutamente necesario. Si es imprescindible, cifra los datos recolectados y cumple con las normativas locales e internacionales de protección de datos, como el GDPR en la Unión Europea.

1. Auditoría de acceso: Google Forms y Google Sheets permiten revisar el registro de accesos y actividades. Monitorea regularmente estos registros para detectar cualquier acceso no autorizado.

Recursos adicionales

Para obtener conocimientos detallados y avanzados sobre el uso de formularios de Google, puedes acceder a documentación oficial y tutoriales online. Google ofrece documentación detallada sobre Google Forms y Google Sheets, que permite a los usuarios aprender y dominar diversas funcionalidades y trucos de la herramienta.