- Nueva normativa Verifactu: requisitos técnicos y plazos para empresas y autónomos.
- Obligatoriedad de software homologado y sanciones por incumplimiento.
- Impacto y dudas frecuentes sobre la digitalización del proceso de facturación.
- Soluciones y herramientas para facilitar la adaptación al entorno Verifactu.
La inminente llegada de Verifactu está marcando un antes y un después en la forma en que empresas y autónomos gestionan su facturación en España. Más de 7 millones de profesionales deberán incorporar novedades técnicas en sus procesos diarios para cumplir con una normativa diseñada por la Agencia Tributaria para reforzar la transparencia, la trazabilidad y la lucha contra el fraude fiscal. Aunque actualmente la adaptación es voluntaria, los plazos ya están fijados y el cambio será obligatorio muy pronto, por lo que la digitalización es un paso inevitable para casi toda la actividad económica.
Además de quienes emiten facturas, los proveedores de software de facturación también tienen la obligación de ponerse al día, adaptando sus productos para cumplir con la normativa antes de que finalice julio de 2025. El impacto será amplio y exigirá cambios tecnológicos, formativos y organizativos en empresas de todos los tamaños, desde grandes compañías hasta pequeñas pescaderías o ferreterías de barrio.
Qué es Verifactu y cómo afecta a empresas y autónomos
Verifactu no es una aplicación, sino un marco normativo que establece requisitos técnicos para todo software de facturación utilizado por empresas y autónomos. Desde el 1 de enero de 2026 será obligatorio para quienes tributen en el Impuesto sobre Sociedades y, a partir del 1 de julio de 2026, la obligación se extiende a autónomos y otras entidades. El objetivo principal es garantizar que todas las facturas cuenten con elementos de seguridad como un código QR y un sistema de firma digital que asegure su inalterabilidad y trazabilidad, además del posible envío automático a la Agencia Tributaria.
La normativa contempla dos modalidades de operación:
- Verifactu: cada factura se comunica automáticamente a Hacienda en tiempo real, liberando a la empresa de conservar los registros.
- No Verifactu: las facturas se almacenan internamente; solo habrá que remitir los registros si la Administración lo pide, pero con mayores exigencias en cuanto a integridad y conservación.
Existen excepciones, como los contribuyentes adscritos al SII, profesionales con domicilio en Navarra o País Vasco, o quienes hayan obtenido una exención expresa. Sin embargo, la mayoría deberá adaptarse y el incumplimiento puede suponer multas de hasta 50.000 euros, tanto para usuarios como para proveedores de software.
Requisitos, funciones clave y ventajas de los nuevos sistemas
Cualquier solución de software, para ser válida bajo el paraguas de Verifactu, debe garantizar la imposibilidad de modificar facturas una vez emitidas, registrar eventos internos relevantes, y permitir la conservación inequívoca de los datos durante al menos cuatro años. Entre las funciones básicas destacan la generación automática de códigos QR, la firma digital, el registro y trazabilidad de todas las operaciones, así como el acceso inmediato al estado de verificación con la AEAT.
Algunos desarrolladores punteros, como IPS y Wolters Kluwer, ya han anunciado que sus herramientas cumplen con todos los requerimientos. IPS-Maq+ permite trabajar en ambas modalidades y facilita la gestión diaria con funcionalidades como la visualización encadenada de facturas. Wolters Kluwer, por su parte, ha creado una API específica para conectar aplicaciones de terceros, asegurando que cualquier programa cumpla con las exigencias de la normativa, sea para el sistema Verifactu, No Verifactu o el vasco TicketBAI.
Dudas frecuentes y retos de la transición digital
Entre las cuestiones que más generan incertidumbre destacan la obligatoriedad efectiva (que se implementa de forma escalonada), si deben adaptarse facturas emitidas desde el extranjero, y cómo proceder ante errores. Cualquier rectificación solo es posible si la factura se ha enviado y ha sido aceptada por Hacienda, de modo que la anulación unilateral ya no será una opción válida.
El proceso de adaptación supone también un reto tecnológico y formativo, especialmente para pequeños negocios sin experiencia previa en digitalización. Muchas microempresas denuncian la falta de recursos y reclaman ayudas específicas, mientras otras aprovechan las convocatorias como el Kit Digital para financiar la transición hacia herramientas más adaptadas. La colaboración con asesorías fiscales y gestores resulta esencial para no quedarse atrás.
Quienes decidan integrarse cuanto antes podrán anticipar y resolver incidencias, beneficiarse de una imagen de mayor fiabilidad ante la Agencia Tributaria, y reducir riesgos de sanciones. Aunque todavía hay resistencia al cambio, incluso desde sectores muy tradicionales, existen alternativas como programas gratuitos para negocios con bajo volumen de facturación.
Impacto, sanciones y oportunidades de la nueva normativa
La implantación de Verifactu coincide en el tiempo con la obligación progresiva de la facturación electrónica B2B (según la Ley Crea y Crece), lo que exige una adaptación integral de los sistemas de gestión administrativa. Gestionar eficazmente el tiempo en tareas relacionadas con la facturación será clave para cumplir con los nuevos requisitos.
La Agencia Tributaria recomienda optar por la modalidad Verifactu por la simplificación de controles y la asistencia para la cumplimentación de los libros registro. La normativa prohíbe expresamente los programas de doble uso y sanciona la fabricación, comercialización o utilización de sistemas no adaptados con cuantías que pueden superar los 50.000 euros anuales.
Mantenerse fuera del sistema implica no solo el riesgo de sanción, sino también la exclusión de deducciones fiscales y la limitación para operar con empresas que ya se hayan digitalizado, lo que puede afectar al acceso a ayudas y relaciones comerciales. Para conocer más sobre cómo detectar si tu sistema de facturación cumple con la normativa, puedes consultar cómo verificar si mi RFC está activo.
Este proceso representa una oportunidad para profesionalizar la gestión, ganar en transparencia y reducir errores que generan perjuicios económicos considerables. La clave está en anticiparse, informarse bien y apoyarse en las soluciones que ya existen en el mercado para afrontar la digitalización con garantías.
