- Empresas: obligación desde el 1 de enero de 2026; autónomos, desde el 1 de julio.
- Exentos quienes facturan de forma manual o con herramientas simples sin procesar datos.
- Verifactu no es un programa de facturación: se integra en los SIF y exige QR y trazabilidad.
- SII y TicketBAI quedan fuera; no confundir con la futura factura electrónica.
La Agencia Tributaria ha puesto fecha a un nuevo sistema de verificación de facturas que afectará a buena parte del tejido empresarial español. Bajo el paraguas de la Ley Antifraude y el Real Decreto 1007/2023, Verifactu llegará con la idea de garantizar trazabilidad, integridad e inalterabilidad en la facturación, algo que preocupa a pymes y autónomos por los plazos y el alcance real de la obligación.
Entre avisos por carta, interpretaciones dispares y excepciones poco visibles, abunda la confusión sobre quién debe adaptarse y cuándo. La AEAT ha aclarado que hay supuestos que quedan fuera y que no todos los negocios tendrán que cambiar su forma de facturar, si bien el incumplimiento puede acarrear multas elevadas. Esta guía repasa fechas, exenciones, requisitos y pasos prácticos para llegar a tiempo.
Qué es Verifactu y para qué sirve
Verifactu no es un programa para hacer facturas, sino un sistema tecnológico que se integra en los SIF (sistemas informáticos de facturación) como el software de facturación adaptado a Verifactu. Su misión es que cada factura emitida, modificada o anulada quede registrada en un formato seguro y normalizado, con registros inalterables y disponibles para comprobación.
Además, las facturas deberán incorporar un código QR tributario y cumplir requisitos de seguridad como la firma electrónica cuando proceda. Con ello, la AEAT busca evitar manipulaciones (por ejemplo, contabilidades paralelas) y ofrecer transparencia en la trazabilidad de las operaciones.
Quién debe usarlo y desde cuándo
El calendario llega en dos tramos: las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (SA, SL, cooperativas, entidades en régimen de atribución de rentas y sucursales en España de entidades extranjeras) deben adaptarse desde el 1 de enero de 2026. Los autónomos y profesionales persona física, desde el 1 de julio de 2026.
Hay colectivos que no entran en el ámbito de aplicación. Quedan fuera quienes ya informan por el Suministro Inmediato de Información (SII), así como las empresas de País Vasco y Navarra que utilizan TicketBAI, al tratarse de sistemas equivalentes en sus territorios.
También existen exenciones específicas: contribuyentes en el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca (para recibos agrarios emitidos por el comprador), quienes no están obligados a emitir factura o justificante de venta y, en determinados casos, quienes operan en módulos o recargo de equivalencia siempre que no emitan factura completa.
Un matiz importante: quienes siguen facturando de forma manual o con herramientas básicas (por ejemplo, un documento de Word o una hoja de Excel) sin procesar datos más allá de imprimir o guardar la factura, no están obligados a usar Verifactu. La AEAT dispone además de una aplicación pública de facturación para pequeños negocios que lo necesiten.
Qué es un SIF y cuándo te afecta
La clave está en si utilizas un Sistema Informático de Facturación. La normativa considera SIF a cualquier solución (software o conjunto de programas) que, además de emitir, procese la información de las facturas para generar resultados derivados que se usan en obligaciones fiscales.
- Generar facturas: introducir datos manualmente o importarlos desde otros programas.
- Guardar información: conservarla en el propio sistema, en soportes físicos o enviarla a otros sistemas.
- Procesar datos: usar la información de facturación para crear libros de IVA/IRPF, contabilidad, informes u otros productos derivados.
El tercer punto es el decisivo. Si solo usas Word o Excel para introducir, imprimir o archivar las facturas, no es un SIF. Pero si empleas funciones de cálculo, macros o exportaciones para generar libros registro o contabilidad, entonces sí estarías utilizando un SIF y te aplica Verifactu.
La propia AEAT y la ONIF han insistido en esta frontera: hojas de cálculo con simples listados y sumatorios no obligan por sí mismas, pero una base de datos creada para producir libros de facturas expedidas sí entra en el concepto de SIF.
Cómo funciona el envío y qué requisitos técnicos exige
Cuando emites una factura con un SIF adaptado, el sistema genera un registro de facturación único e inalterable con los datos esenciales. Ese registro puede remitirse a la AEAT de forma automática e inmediata (modo Verifactu), y la factura incorpora un código QR para que el cliente verifique su autenticidad.
Si hay un error, no se edita la factura original: debe anularse o rectificarse mediante un nuevo registro que haga referencia a la anterior, manteniendo la trazabilidad. Si el envío telemático falla por un problema técnico, el sistema reintenta la remisión hasta obtener confirmación.
El reglamento exige que los SIF cumplan con un formato normalizado de datos y garanticen integridad, trazabilidad, conservación y legibilidad de los registros. Usar programas no conformes o permitir alteraciones podría derivar en sanciones significativas.
Excepciones, dudas frecuentes y qué no confundir
No todo pasa por software integrado. La facturación tradicional en papel, talonarios o plantillas preimpresas y documentos creados con herramientas sencillas, cuando no existe procesamiento automatizado, quedan fuera del ámbito obligatorio.
Otro punto sensible es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica B2B prevista en la Ley 18/2022. Esta obligación todavía no ha entrado en vigor y su reglamento no está aprobado, por lo que no hay fecha cerrada. Conviene no mezclar ambos calendarios.
Aunque no sea obligatorio para todos, la ONIF ha advertido de que no remitir registros en tiempo real cuando se usa un SIF podría incrementar el riesgo de comprobaciones. En cualquier caso, la AEAT ofrece una app gratuita para quienes opten por cumplir sin contratar software privado.
Impacto en pymes y autónomos: costes, preparación y casuística
En comercios de proximidad y pequeños negocios, la adaptación puede implicar inversión en equipos (por ejemplo, TPV o balanzas conectadas) y en licencias de software, además de formación. Existen ayudas como el Kit Digital, aunque su alcance ha sido desigual según señalan algunos profesionales.
Estudios recientes apuntan a que una gran parte de pymes y autónomos desconoce aún Verifactu, y varias organizaciones han pedido más tiempo y comunicación clara. También se han detectado cartas de la AEAT percibidas como incompletas al no destacar con nitidez las exenciones previstas.
Fabricantes y despachos recomiendan verificar que el software esté adaptado al RD 1007/2023. Todavía se venden soluciones sin plena conformidad, por lo que conviene preguntar de forma explícita al proveedor para evitar sorpresas y posibles sanciones.
Qué pasos dar desde hoy
Antes de nada, comprueba si realmente utilizas un SIF en tu día a día. Si emites facturas manualmente o con herramientas simples sin procesar datos, podrías estar exento. Si tu programa genera libros, totales o exporta información fiscal, sí te afecta.
- Contrasta fechas y obligaciones con tu asesoría y define si entras en enero (empresas) o en julio (autónomos).
- Elige software conforme y solicita a tu proveedor garantías de cumplimiento Verifactu (QR, registro, remisión).
- Realiza pruebas de emisión y envío; prepara la inclusión del QR en facturas y tickets.
- Forma al equipo y documenta rectificaciones, anulaciones y reintentos de envío.
- Si no necesitas SIF, mantén procesos simples y evita automatizaciones que te sitúen dentro del ámbito.
Con un enfoque práctico, identificar si tu flujo es o no un SIF y planificar la adaptación a tiempo permite cumplir sin sobresaltos, aprovechar la digitalización y reducir riesgos operativos y de inspección, especialmente en los primeros meses de despliegue.
