- Företag: skyldighet från och med 1 januari 2026; egenföretagare, från och med 1 juli.
- De som fakturerar manuellt eller med enkla verktyg utan att bearbeta data är undantagna.
- Verifactu är inte ett faktureringsprogram: det integreras med SIF:er och kräver QR-koder och spårbarhet.
- SII och TicketBAI är undantagna; förväxla inte med den framtida elektroniska fakturan.
Skatteverket har satt ett datum för en nytt fakturaverifieringssystem vilket kommer att påverka en stor del av den spanska näringssektorn. Inom ramen för bedrägeribekämpningslagen och kungligt dekret 1007/2023 kommer Verifactu att anlända med syftet att garantera spårbarhet, integritet och oföränderlighet inom fakturering, något som oroar små och medelstora företag och egenföretagare på grund av tidsfristerna och skyldighetens verkliga omfattning.
Mellan brevmeddelanden, olika tolkningar och knappt synliga undantag finns det ett överflöd av Förvirring kring vem som ska anpassa sig och närDen spanska skattemyndigheten (AEAT) har förtydligat att det finns undantag och att inte alla företag kommer att behöva ändra sina faktureringsmetoder, även om bristande efterlevnad kan leda till påföljder. höga böterDen här guiden går igenom datum, undantag, krav och praktiska steg för att säkerställa att du klarar deadline.
Vad är Verifactu och vad används det till?
Verifactu är inte ett program för att skapa fakturor, utan ett tekniskt system som är integrerat i SIF (datoriserade faktureringssystem) såsom Faktureringsprogramvara anpassad till VerifactuDess uppdrag är att säkerställa att varje faktura som utfärdas, ändras eller annulleras registreras i ett säkert och standardiserat format, med oföränderliga register och tillgänglig för verifiering.
Dessutom måste fakturorna innehålla en skatte-QR-kod och uppfylla säkerhetskrav såsom elektroniska signaturer där så är tillämpligt. Med detta strävar den spanska skattemyndigheten (AEAT) efter att undvik manipulation (till exempel parallell redovisning) och erbjuda transparens i spårbarheten av verksamheter.
Vem ska använda det och sedan när
Kalendern består av två delar: enheter som omfattas av bolagsskatt (SA, SL, kooperativ, enheter som omfattas av inkomstfördelningssystemet och filialer i Spanien till utländska enheter) måste anpassa sig från 1 januari 2026. Den frilansare och proffs fysisk person, från 1 i juli av 2026.
Det finns grupper som inte omfattas av denna ansökan. De som redan rapporterar via [oklart - möjligen "systemet" eller "systemet"] är undantagna. Omedelbar informationsförsörjning (SII), såväl som företag i Baskien och Navarra som använder TicketBAI, eftersom de är likvärdiga system inom sina territorier.
También existen specifika undantagskattebetalare i den särskilda ordningen för jordbruk, boskap och fiske (för jordbrukskvitton utfärdade av köparen), som inte är skyldiga att utfärda en faktura eller ett försäljningskvitto och, i vissa fall, de som är verksamma inom moduler eller likvärdighetstillägg förutsatt att de inte utfärdar en fullständig faktura.
En viktig nyans: de som fortsätter att fakturera i en manuellt eller med grundläggande verktyg (till exempel ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad) som inte bearbetar data utöver att skriva ut eller spara fakturan, behöver inte använda Verifactu. Den spanska skattemyndigheten (AEAT) har också en offentlig faktureringsapplikation för småföretag som behöver det.
Vad är en SIF och när påverkar den dig?
Nyckeln är om du använder en FaktureringsinformationssystemI föreskrifterna betraktas SIF som vilken lösning som helst (programvara eller uppsättning program) som, utöver att utfärda, bearbeta fakturainformationen för att generera härledda resultat som används i skatteförpliktelser.
- Generera fakturor: ange data manuellt eller importera dem från andra program.
- Spara information: lagra den i själva systemet, på fysiska medier eller skicka den till andra system.
- Processdata: använda faktureringsinformation för att skapa Moms-/inkomstskatteböcker, redovisning, rapporter eller andra derivatprodukter.
Den tredje punkten är avgörande. Om du bara använder Word eller Excel för mata in, skriva ut eller arkivera Fakturorna, det är inte en SIF. Men om du använder beräkningsfunktioner, makron eller exporter För att generera reskontra eller bokföringsböcker använder du en SIF och Verifactu gäller för dig.
Den spanska skattemyndigheten (AEAT) och den nationella myndigheten för bedrägeriutredning (ONIF) har själva betonat denna gräns: kalkylblad med enkla listor och summor utgör inte i sig en rättslig skyldighet, utan en databas skapad för att producera böcker Fakturautfärdande faller under begreppet SIF.
Hur fungerar frakt och vilka tekniska krav ställer den?
När du utfärdar en faktura med en anpassad SIF genererar systemet en unik och oföränderlig faktureringspost med de nödvändiga uppgifterna. Den posten kan skickas till AEAT (spanska skattemyndigheten) automatisk och omedelbar (Verifactu-läge), och fakturan innehåller en QR-kod så att kunden kan verifiera dess äkthet.
Om det finns ett fel redigeras inte originalfakturan: den måste att avbrytas eller rättas genom en ny post som refererar till den föregående, vilket bibehåller spårbarheten. Om den elektroniska inlämningen misslyckas på grund av ett tekniskt problem, systemet försök igen med remissionen tills bekräftelse erhålls.
Reglerna kräver att SIF:er följer en standardiserat format av data och säkerställa integritet, spårbarhet, bevarande och läsbarhet av register. Att använda program som inte uppfyller kraven eller att tillåta ändringar kan leda till betydande sanktioner.
Undantag, vanliga frågor och vad man inte ska förväxla
Allt kretsar inte kring integrerad programvara. Fakturering. traditionellt på papper, förtryckta formulär eller mallar och dokument som skapats med enkla verktyg, när det inte finns någon automatiserad bearbetning, är undantagna från det obligatoriska tillämpningsområdet.
En annan känslig punkt är skillnaden mellan Verifactu och B2B elektronisk faktura som föreskrivs i lag 18/2022. Denna skyldighet Det har ännu inte trätt i kraft Och dess regler har inte godkänts, så det finns inget fast datum. Det är bäst att inte förväxla de två scheman.
Även om det inte är obligatoriskt för alla, har ONIF varnat för att det kan hända att om man inte skickar in realtidsuppgifter när man använder en SIF. öka risken för kontrollerI vilket fall som helst erbjuder AEAT en gratis app för de som väljer att följa reglerna utan att anlita privat programvara.
Påverkan på små och medelstora företag och egenföretagare: kostnader, förberedelser och fallstudier
I lokala butiker och småföretag kan anpassning innebära investering i utrustning (till exempel kassasystem eller anslutna vågar) och i programvarulicenser, utöver utbildningDet finns resurser som Digital Kit, även om dess räckvidd har varit begränsad. Desigual enligt vissa yrkesverksamma.
Nyligen genomförda studier visar att en stor andel av små och medelstora företag och egenföretagare Verifactu är fortfarande okäntoch flera organisationer har frågat mer tid och kommunikation tydligt. Brev från den spanska skattemyndigheten (AEAT) har också upptäckts som uppfattas som ofullständiga eftersom de inte tydligt framhäver undantag planerade.
Tillverkare och företag rekommenderar att kontrollera att programvaran är anpassad till kungligt dekret 1007/2023Lösningar säljs fortfarande som inte är helt kompatibla, så det är lämpligt att uttryckligen fråga leverantören för att undvika överraskningar. eventuella sanktioner.
Vilka steg ska man ta från och med idag
Kontrollera först om du faktiskt använder en SIF i ditt dagliga livOm du utfärdar fakturor manuellt eller med enkla verktyg som inte bearbetar data kan du vara undantagen. Om din programvara genererar reskontra, summor eller exporterar skatteinformation, Ja, det påverkar dig..
- Jämför datum och skyldigheter med din rådgivare och bestäm om du går in i januari (företag) eller i juli (egenföretagare).
- Välj programvara som passar och begär Verifactus efterlevnadsgarantier från din leverantör (QR-kod, registrering, fraktetikett).
- Kör tester för utfärdande och leverans; förbered införandet av QR-koden i fakturor och ärenden.
- Bilda laget och dokumenterar korrigeringar, annulleringar och försök till ominlämning.
- Om du inte behöver SIFHåll processerna enkla och undvik automatiseringar som placerar dig inom ramen för arbetet.
Med ett praktiskt tillvägagångssätt kan man identifiera om ert flöde är en SIF eller inte och planera anpassningen i tid. att uppfylla utan överraskningar, dra nytta av digitaliseringen och minska operativa risker och inspektionsrisker, särskilt under de första månaderna av driftsättningen.
