- Nieuwe Verifactu-regelgeving: technische vereisten en deadlines voor bedrijven en zelfstandigen.
- Verplicht gebruik van goedgekeurde software en sancties bij niet-naleving.
- Impact en veelgestelde vragen over de digitalisering van het facturatieproces.
- Oplossingen en hulpmiddelen om de aanpassing aan de Verifactu-omgeving te vergemakkelijken.
De aanstaande komst van Verifiëren Het markeert een voor- en nafase in de manier waarop bedrijven en zelfstandigen hun facturering in Spanje beheren. Meer dan 7 miljoen professionals Ze zullen technische innovaties in hun dagelijkse processen moeten integreren om te voldoen aan de regelgeving van de Belastingdienst ter versterking van de transparantie, traceerbaarheid en de strijd tegen belastingfraude. Hoewel de aanpassing momenteel vrijwillig is, zijn de deadlines al vastgesteld en wordt de verandering binnenkort verplicht, waardoor digitalisering een onvermijdelijke stap wordt voor vrijwel alle economische activiteiten.
Naast degenen die facturen uitreiken, leveranciers van factureringssoftware Ook van hen wordt verwacht dat ze hun producten aanpassen om te voldoen aan de regelgeving, vóór eind juli 2025. De impact zal groot zijn en vraagt om technologische, opleidings- en organisatorische veranderingen. in bedrijven van alle groottes, van grote ondernemingen tot kleine viswinkels of buurtwinkels.
Wat is Verifactu en welke invloed heeft het op bedrijven en zelfstandigen?
Verifactu is geen applicatie, maar een regelgevingskader die technische vereisten voor alles vaststelt factureringssoftware Wordt gebruikt door bedrijven en zelfstandigen. Vanaf 1 januari 2026 is het verplicht voor degenen die vennootschapsbelasting betalen, en vanaf 1 juli 2026 wordt de verplichting uitgebreid naar zelfstandigen en andere entiteiten. Het hoofddoel is om ervoor te zorgen dat alle facturen beveiligingselementen hebben, zoals een QR-code en een digitaal handtekeningsysteem die de onveranderlijkheid en traceerbaarheid ervan garandeert, naast de mogelijke automatische indiening bij de Belastingdienst.
De regelgeving voorziet in twee werkwijzen:
- Verifactu: Elke factuur wordt automatisch en in realtime aan de Schatkist gecommuniceerd, het bedrijf bevrijden van het bijhouden van administratie.
- Niet geverifieerd: Facturen worden intern opgeslagen; gegevens hoeven alleen te worden ingediend als de overheid daarom vraagt. Wel gelden er strengere eisen ten aanzien van integriteit en bewaring.
Er zijn uitzonderingen, zoals belastingbetalers die geregistreerd staan bij de SII (Spaanse Belastingdienst), professionals die in Navarra of Baskenland wonen, of mensen die een uitdrukkelijke vrijstelling hebben verkregen. De meesten zullen zich echter moeten aanpassen en het niet naleven ervan kan leiden tot boetes. boetes tot 50.000 euro, zowel voor gebruikers als voor softwareleveranciers.
Vereisten, belangrijkste kenmerken en voordelen van de nieuwe systemen
Elke softwareoplossing die geldig is onder de Verifactu-paraplu, moet de volgende garantie bieden: onmogelijkheid om facturen te wijzigen nadat ze zijn uitgegeven, relevante interne gebeurtenissen vastleggen en een eenduidige gegevensbewaring van ten minste vier jaar mogelijk maken. De basisfuncties omvatten: automatische generatie van QR-codes, de digitale handtekening, de registratie en traceerbaarheid van alle handelingen, evenals de onmiddellijke toegang tot de verificatiestatus met de AEAT.
Enkele toonaangevende ontwikkelaars, zoals IPS en Wolters Kluwer, hebben al aangekondigd dat hun tools aan alle eisen voldoen. IPS-Maq+ ondersteunt beide werkwijzen en vergemakkelijkt het dagelijks beheer met functies zoals het weergeven van facturen in volgorde. Wolters Kluwer heeft van zijn kant een specifieke API ontwikkeld voor het koppelen van applicaties van derden, zodat elk programma voldoet aan de wettelijke eisen, of het nu gaat om Verifactu, No Verifactu of het Baskische TicketBAI-systeem.
Veelgestelde vragen en uitdagingen van de digitale transitie
De meeste onzekerheid ontstaat onder meer over het feitelijke verplichte karakter ervan (dat geleidelijk wordt ingevoerd), of facturen die in het buitenland worden opgemaakt, moeten worden aangepast en hoe om te gaan met fouten. Eventuele verbetering is enkel mogelijk indien de factuur is verzonden en door de Belastingdienst is geaccepteerd., dus eenzijdige annulering is geen geldige optie meer.
Het aanpassingsproces vormt ook een technologische en opleidingsuitdaging, vooral voor kleine bedrijven zonder eerdere ervaring met digitaliseringVeel micro-ondernemingen klagen over het gebrek aan middelen en vragen om specifieke ondersteuning, terwijl anderen gebruikmaken van oproepen zoals de Digitale Kit om de overgang naar meer aangepaste tools te financieren. Samenwerking met belastingadviseurs en managers is essentieel om te voorkomen dat ze achterblijven.
Wie besluit zich zo snel mogelijk aan te sluiten, kan incidenten voorzien en oplossen, en profiteren van een beeld van grotere betrouwbaarheid bij de Belastingdiensten verminder het risico op sancties. Hoewel er nog steeds weerstand is tegen verandering, zelfs in zeer traditionele sectoren, zijn er alternatieven zoals gratis software voor bedrijven met een lage omzet.
Impact, sancties en kansen van de nieuwe regelgeving
De implementatie van Verifactu valt samen met de progressieve verplichting van de B2B elektronische facturatie (volgens de wet Creëren en Groeien), die een alomvattende aanpassing van administratieve beheersystemen vereist. Effectief tijdbeheer voor factureringsgerelateerde taken zal de sleutel zijn om aan de nieuwe eisen te voldoen.
La De Belastingdienst adviseert om voor de Verifactu-methode te kiezen. Door de vereenvoudiging van controles en hulp bij het invullen van logboeken. De regelgeving verbiedt programma's voor dubbel gebruik uitdrukkelijk en bestraft de productie, verkoop of het gebruik van niet-aangepaste systemen met boetes die kunnen oplopen tot meer dan € 50.000 per jaar.
Buiten het systeem blijven brengt niet alleen het risico op boetes met zich mee, maar ook uitsluiting van belastingaftrek en beperkingen op de samenwerking met bedrijven die al digitaal zijn gegaan, wat de toegang tot hulp en zakelijke relaties kan beïnvloeden. Voor meer informatie over hoe u kunt vaststellen of uw facturatiesysteem aan de regelgeving voldoet, kunt u terecht bij: Hoe controleer ik of mijn RFC actief is?.
Dit proces vertegenwoordigt een kans om management te professionaliseren, transparantie verkrijgen en fouten verminderen die aanzienlijke economische schade veroorzaken. De sleutel is anticiperen, goed geïnformeerd zijn en vertrouwen op bestaande oplossingen op de markt om succesvol te navigeren in de digitalisering.
