Kuinka perustaa kirje
Una kirjain edustaa perinteistä ja virallista kirjallisen viestinnän muotoa. Sähköpostin ja pikaviestien yleistymisestä huolimatta kirjeet ovat edelleen ratkaisevan tärkeitä ammatillisessa, akateemisessa ja henkilökohtaisessa elämässä. Alla on ohjeet kirjeen laatimiseen oikein ja tehokkaasti.
Paperin ja formaatin valinta
Valitse sopiva paperi on kirjeen kirjoittamisen ensimmäinen askel. Paperin tulee olla valkoista tai vaaleaa ja hyvälaatuista, mieluiten A4-kokoista. Kirjeen muoto voi vaihdella riippuen siitä, onko se virallinen vai epävirallinen kirje. Yleisesti ottaen viralliset kirjeet noudattavat jäsennellympää muotoa.
Eräässä virallinen kirje, on tärkeää sisällyttää:
- Otsikko lähettäjän osoitteen kanssa.
- päiväys johon kirje on kirjoitettu.
- Vastaanottajan osoite.
- tervehdys muodollinen.
- Kirjeen runko.
- sulkeminen muodollinen jäähyväiset.
- Yritys lähettäjältä.
Epävirallisissa kirjeissä rakenne on joustavampi ja vähemmän tiukka.
Ylätunnisteen asetukset
El ylätunniste Virallisessa kirjeessä on yleensä lähettäjän osoite. Sen pitäisi sijaita asiakirjan oikeassa yläkulmassa. Sisällytä asiaankuuluvat tiedot, kuten nimi, osoite ja yhteystiedot. Tämä helpottaa vastaanottajan vastaamista kirjeeseen ajoissa.
Lisää päivämäärä
La päiväys tulee sijoittaa otsikon alapuolelle, oikealle tasattuna. Sekaannusten välttämiseksi on suositeltavaa käyttää koko päivämäärämuotoa, esimerkiksi "15. maaliskuuta 2023". Sisällytä päivämäärä antaaksesi viestinnälle ajallisen kontekstin.
Vastaanottajan osoite
La Vastaanottajan osoite on oltava vasemmalla puolella päivämäärän alapuolella. Lisää koko nimesi, tittelisi (jos sovellettavissa) ja koko osoitteesi. On erittäin tärkeää varmistaa, että nämä tiedot ovat oikein, jotta kirje saavuttaa oikean määränpään.
Virallinen tervehdys
El tervehdys Virallisessa kirjeessä sinun on oltava kunnioittava. Käytä ilmaisuja, kuten ”Rakas”, ja lisää vastaanottajan titteli ja sukunimi. Vältä yleisluontoisia tervehdyksiä, jos tiedät vastaanottajan nimen. Sopiva esimerkki olisi ”Hyvä herra Garcia.”
Kirjoita kirjeen runko
El runko Kirje on keskeinen osa, ja se voidaan jakaa useisiin kappaleisiin, joista jokainen käsittelee eri asiaa tai aihetta. Aloita selkeällä ja lyhyellä johdannolla, jossa määrittelet kirjeen tarkoituksen. Seuraavaksi kehittele pääkohdat erillisissä kappaleissa ja varmista, että säilytät ammattimaisen ja kohteliaan sävyn.
Päätä kirjeen runko kappaleella, jossa tiivistät käsitellyt kohdat ja mainitset mahdolliset odotetut toimenpiteet, kuten tapaaminen tai seurantapuhelu.
Virallinen päättäminen ja jäähyväiset
Käytä a virallinen päättäminen ja kohtelias. Ilmaukset kuten ”Ystävällisin terveisin” tai ”Lyhyesti” ovat sopivia. Sijoita viimeinen kappale muutaman välilyönnin päähän kirjeen viimeisen kappaleen alapuolelle ja lisää sen perään pilkku.
Lähettäjän allekirjoitus
Jätä riittävästi tilaa itsellesi käsin kirjoitettu allekirjoitus sulkemisen ja kirjoittamasi nimen väliin. Tämä lisää ruokalistaan henkilökohtaisen ja autenttisen tunnelman. Jos kirje lähetetään sähköpostitse, voit liittää mukaan sähköinen allekirjoitus.
Käytä tekstinkäsittelyohjelmia ja -työkaluja
Kirjeen määrittäminen Microsoft Wordissa
Microsoft Word Se on yksi käytetyimmistä ohjelmista kirjeiden kirjoittamiseen ja muotoiluun. Näin luot virallisen kirjeen tässä ohjelmistossa:
- Avaa uusi asiakirja.
- Valitse malliWord tarjoaa valmiiksi määritettyjä malleja, jotka voivat helpottaa prosessia.
- Säädä marginaalejaSiirry ”Sivun asettelu” -välilehdelle ja varmista, että marginaalit ovat riittävät, yleensä 2.5 cm joka puolelta.
- Oikean fontin valitseminenYleensä hyväksytään fontteja, kuten Times New Roman tai Arial koossa 12.
- Lisää otsikko: Lisää lähettäjän osoite otsikkotyökalulla.
- Lisää päivämäärä ja vastaanottajan osoiteAseta ne yllä mainittuihin paikkoihin.
- Kirjoita kirjeen runkoKäytä kappaletyökalua varmistaaksesi, että tekstisi on hyvin järjestetty.
- Sisällytä lopetus ja allekirjoitusNoudata samaa menettelyä kuin aiemmin on kuvattu virallisille kirjeille.
Esimerkkejä virallisista ja epävirallisista kirjeistä
Virallinen kirjeesimerkki
Alla on esimerkki yritykselle osoitetusta virallisesta kirjeestä:
[Lähettäjän nimi]
[Palautusosoite]
[Kaupunki, Postinumero]
[Sähköposti]
[Puhelin]
[Date]
[Vastaanottajan nimi]
[Lähettää]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite]
[Kaupunki, Postinumero]
Hyvä herra/rouva, [Sukunimi]:
Kirjoitan teille [erityisestä asiasta]. Ensimmäisessä kappaleessa on selkeästi määriteltävä kirjeen tarkoitus.
Seuraavissa kappaleissa kehittele tärkeitä kohtia, joista haluat keskustella. Säilytä kunnioittava ja ammattimainen sävy.
Päätä mainitsemalla odotettavissa oleva toimenpide ja kiittämällä vastaanottajaa hänen ajastaan ja huomiostaan.
Ystävällisin terveisin,
[Sinun nimesi]
[Allekirjoitus]
epävirallisen kirjeen esimerkki
Toisin kuin viralliset kirjeet, epäviralliset kirjeet ovat joustavampia. Tässä on esimerkki epävirallisesta kirjeestä:
[Lähettäjän nimi]
[Palautusosoite]
[Kaupunki, Postinumero]
[Date]
Hyvä [Nimi],
Toivottavasti olet kunnossa. Kirjoitan kertoakseni sinulle asiasta...
Seuraavissa kappaleissa voitte keskustella erilaisista yhteisen kiinnostuksen aiheista.
Toivottavasti kuulen sinusta pian.
Rakkaudella,
[Sinun nimesi]
Lisäresurssit
On olemassa erilaisia kirjepohjat saatavilla tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Google Docs y LibreOffice Writer. Nämä mallit voivat yksinkertaistaa kirjeen laatimisprosessia merkittävästi.
konsultoida online-resurssit Saattaa olla hyödyllistä löytää erityisiä esimerkkejä ja yksityiskohtaisia ohjeita erityyppisille kirjeille. Verkkosivustot, kuten Microsoftin tuki, tarjoavat kattavia oppaita laitteen käyttöön. Microsoft Word ja muita tuottavuustyökaluja.
Lopuksi, kirjeen asianmukainen kirjoitus, olipa se muodollinen tai epämuodollinen, voi edistää tehokkaampaa ja ammattimaisempaa viestintää.