Kuidas kirja panna?
A. kiri esindab traditsioonilist ja ametlikku kirjaliku suhtluse vormi. Vaatamata e-posti ja kiirsõnumite levikule on kirjad endiselt üliolulised nii töö-, akadeemilises kui ka isiklikus elus. Allpool on toodud õiged sammud kirja korrektseks ja tõhusaks seadistamiseks.
Paberi ja vormingu valimine
Valige a sobiv paber on kirja kirjutamise esimene samm. Paber peaks olema valge või hele ja hea kvaliteediga, eelistatavalt A4-formaadis. Kirja vorming võib varieeruda olenevalt sellest, kas tegemist on ametliku või mitteametliku kirjaga. Üldiselt järgivad ametlikud kirjad struktureeritumat vormingut.
Ühes ametlik kiri, on oluline lisada:
- Pealkiri saatja aadressiga.
- kuupäev milles kiri on kirjutatud.
- Saaja aadress.
- Tervitused ametlik.
- Kirja sisu.
- sulgemine ametlik hüvastijätuga.
- ettevõte saatja kohta.
Mitteametlikes kirjades on struktuur paindlikum ja vähem range.
Päise seaded
El päis Ametlik kiri sisaldab tavaliselt saatja aadressi. See peaks asuma dokumendi paremas ülanurgas. Lisage asjakohased andmed, nagu nimi, aadress ja kontaktandmed. See teeb saajal kirjale õigeaegselt vastamise lihtsamaks.
Lisa kuupäev
La Kuupäev tuleks paigutada päise alla, paremale joondatud. Segaduse vältimiseks on soovitatav kasutada täielikku kuupäevavormingut, näiteks "15. märts 2023". Lisage kuupäev, et anda suhtlusele ajalisne kontekst.
Saaja aadress
La Saaja aadress peab olema lisatud vasakule poolele kuupäeva alla. Lisage oma täisnimi, tiitel (kui on) ja täielik aadress. On ülioluline tagada selle teabe täpsus, et kiri jõuaks õigesse sihtkohta.
Ametlik tervitus
El tervitus Ametlikus kirjas tuleb olla lugupidav. Kasutage selliseid väljendeid nagu „Kallis”, millele järgneb saaja tiitel ja perekonnanimi. Väldi üldsõnalisi tervitusi, kui tead saaja nime. Sobiv näide oleks „Lugupeetud härra Garcia”.
Kirjutage kirja põhiosa
El keha Kiri on keskne osa ja selle saab jagada mitmeks lõiguks, millest igaüks käsitleb erinevat punkti või teemat. Alustage selge ja lühikese sissejuhatusega, mis täpsustab kirja eesmärki. Seejärel arenda oma põhipunkte eraldi lõikudes, säilitades professionaalse ja viisaka tooni.
Lõpetage kirja põhiosa lõiguga, milles võetakse kokku arutatud punktid ja mainitakse kõiki oodatavaid tegevusi, näiteks kohtumist või järelkõnet.
Ametlik lõpetamine ja hüvastijätt
Kasutage a ametlik lõpetamine ja viisakas. Sobivad on sellised fraasid nagu „Lugupidamisega“ või „Südamlikult“. Asetage viimane lõik kirja põhiosa viimasest lõigust paar tühikut allapoole ja lisage sellele koma.
Saatja allkiri
Jäta piisavalt ruumi oma käsitsi kirjutatud allkiri lõpu ja teie sisestatud nime vahel. See lisab menüüle isikupärase ja autentse hõngu. Kui kiri saadetakse e-posti teel, võite lisada elektrooniline allkiri.
Kasutage tekstitöötlusprogramme ja -tööriistu
Kirja seadistamine Microsoft Wordis
Microsoft Word See on üks enimkasutatavaid programme kirjade kirjutamiseks ja vormindamiseks. Selles tarkvaras ametliku kirja seadistamiseks toimige järgmiselt.
- Avage uus dokument.
- Valige mallWord pakub eelmääratletud malle, mis võivad protsessi lihtsustada.
- Reguleerige veerisidMine vahekaardile „Paigutus” ja veendu, et veerised on piisavad, tavaliselt 2.5 cm igast küljest.
- Õige fondi valimineÜldiselt aktsepteeritakse fonte nagu Times New Roman või Arial suuruses 12.
- Sisesta päisSaatja aadressi lisamiseks kasutage päise tööriista.
- Lisage kuupäev ja saaja aadressAsetage need ülalmainitud kohtadesse.
- Kirjutage kirja põhiosa: Teksti korrastatuse tagamiseks kasutage lõigutööriista.
- Lisage lõppsõna ja allkiriJärgige sama protseduuri, mida on eelnevalt ametlike kirjade puhul kirjeldatud.
Näited ametlikest ja mitteametlikest kirjadest
Ametliku kirja näidis
Allpool on näide ettevõttele adresseeritud ametlikust kirjast:
[Saatja nimi]
[Tagastusaadress]
[Linn, postiindeks]
[E-post]
[Telefon]
[Kuupäev]
[Saaja nimi]
[Postitus]
[Ettevõtte nimi]
[Ettevõtte aadress]
[Linn, postiindeks]
Lugupeetud härra/proua, [Perekonnanimi]:
Kirjutan teile [konkreetse küsimuse] kohta. Esimeses lõigus täpsustage selgelt kirja eesmärki.
Järgmistes lõikudes arendage välja olulised punktid, mida soovite arutada. Säilita lugupidav ja professionaalne toon.
Lõpetage, mainides oodatavat tegevust ja tänades saajat tema aja ja tähelepanu eest.
Atentamente,
[Sinu nimi]
[Allkiri]
Mitteametliku kirja näide
Erinevalt ametlikest kirjadest on mitteametlikud kirjad paindlikumad. Siin on näide mitteametlikust kirjast:
[Saatja nimi]
[Tagastusaadress]
[Linn, postiindeks]
[Kuupäev]
Kallis [Nimi],
Loodan, et sul läheb hästi. Ma kirjutan, et teile rääkida...
Järgmistes lõikudes saate arutada erinevaid vastastikust huvi pakkuvaid teemasid.
Loodan sinust varsti kuulda.
Armastusega,
[Sinu nimi]
Lisaressursid
Neid on erinevaid kirja mallid saadaval tekstitöötlusprogrammides, näiteks Google Docs'i y LibreOffice Writer. Need mallid võivad kirja seadistamise protsessi oluliselt lihtsustada.
konsulteerima veebiressursid Erinevat tüüpi kirjade jaoks võib olla kasulik leida konkreetseid näiteid ja üksikasjalikke juhiseid. Veebisaidid, näiteks Microsofti tugi, pakuvad põhjalikke juhendeid Microsoft Word ja muud tootlikkuse tööriistad.
Lõpuks võib kirja õige koostis, olgu see siis ametlik või mitteametlik, aidata kaasa tõhusamale ja professionaalsemale suhtlusele.