- Η Microsoft δοκιμάζει κελιά στο Excel που μπορούν να αποθηκεύουν λίστες, πίνακες και ένθετες τιμές.
- Η λειτουργία περιορίζεται στο κανάλι Microsoft 365 Insider Beta σε Windows και Mac.
- Περιλαμβάνει τα FLATTEN, HAS, HASANY και HASALL, καθώς και μια νέα έκδοση συμβατότητας.
- Οι συγκεντρωτικοί πίνακες, τα γραφήματα, το Power Query και άλλα εργαλεία εξακολουθούν να έχουν περιορισμένη ή καθόλου υποστήριξη.
Η Microsoft ξεκίνησε μια δοκιμή στο Excel που στοχεύει να αλλάξει μια θεμελιώδη αρχή: ότι κάθε κελί θα πρέπει να περιέχει μόνο ένα στοιχείο δεδομένων. Η εταιρεία δοκιμάζει τη δυνατότητα αποθήκευσης λιστών και πινάκων μέσα στο ίδιο κελί στο κανάλι Microsoft 365 Insider Beta, επιτρέποντας τη συνύπαρξη πολλαπλών σχετικών τιμών χωρίς να συνδυάζονται σε μία μόνο συμβολοσειρά κειμένου. Η λειτουργία είναι ακόμα προαιρετική και πειραματική και, προς το παρόν, δεν έχει κυκλοφορήσει σε όλους τους χρήστες.
Η ιδέα αντιμετωπίζει ένα κοινό πρόβλημα: έργα με πολλαπλούς κατόχους, εργασίες που εξαρτώνται από διαφορετικά τμήματα ή γραμμές που πρέπει να αποθηκεύουν περισσότερα από ένα δεδομένα. Μέχρι τώρα, η συνήθης λύση ήταν η άθροιση στηλών, η αντιγραφή εγγραφών ή η χρήση τύπων για τον διαχωρισμό των πληροφοριών. Το Excel θέλει αυτά τα στοιχεία να παραμένουν συνδεδεμένα , αλλά και να τους επιτρέπει να φιλτράρονται, να επεξεργάζονται ή να χρησιμοποιούνται σε ξεχωριστούς υπολογισμούς.
Μια ρήξη με τη λογική ενός κελιού, μιας τιμής
Για πάνω από σαράντα χρόνια, το Excel λειτουργεί με έναν απλό κανόνα: κάθε κελί περιέχει έναν αριθμό, μια ημερομηνία, κείμενο ή το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού. Αυτή η δομή διευκολύνει την ταξινόμηση, την αναθεώρηση και τον υπολογισμό, αλλά δεν είναι αρκετή όταν μια μεμονωμένη εγγραφή περιέχει σχετικά δεδομένα. Η πρόταση της Microsoft δεν καταργεί αυτό το μοντέλο. Αντίθετα, προσθέτει έναν τρόπο αποθήκευσης συνόλων δεδομένων μέσα σε ένα κελί. Δεν πρόκειται για υποχρεωτική αντικατάσταση των παραδοσιακών υπολογιστικών φύλλων, αλλά μάλλον για μια πρόσθετη δυνατότητα που βρίσκεται υπό αξιολόγηση.
Πώς να δημιουργήσετε λίστες στο Excel
Για να δημιουργήσετε μια λίστα, η εταιρεία υποδεικνύει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Εισαγωγή > Λίστα ή τη συντόμευση Ctrl+J. Στη συνέχεια, ο χρήστης πληκτρολογεί ή επικολλά πολλά στοιχεία διαχωρισμένα με κόμματα ή με τον οριοθέτη που έχει ρυθμιστεί στον υπολογιστή του, όπως ένα ερωτηματικό. Μόλις δημιουργηθεί, η λίστα μπορεί να τροποποιηθεί απευθείας μέσα στο κελί. Κάθε τιμή διατηρεί την ταυτότητά της και το Excel την αναγνωρίζει ξεχωριστά για φίλτρα, επεξεργασίες ή υπολογισμούς, χωρίς να χρειάζεται πρώτα να τη διαιρέσει σε βοηθητικές στήλες.
Αυτό αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε με δεδομένα που προηγουμένως ήταν αποθηκευμένα σε μία μόνο συμβολοσειρά κειμένου. Για παράδειγμα, ένα κελί θα μπορούσε να περιέχει τα ονόματα πολλών ατόμων που είναι υπεύθυνα για ένα έργο, επιτρέποντάς τους να αντιμετωπίζονται ως μεμονωμένες καταχωρίσεις. Το πλεονέκτημα έγκειται όχι μόνο στην εξοικονόμηση χώρου , αλλά και στη διατήρηση των σχέσεων μεταξύ των δεδομένων και στην ενεργοποίηση λειτουργιών σε κάθε καταχώρηση.
Πίνακες μέσα σε ένα κελί και νέες συναρτήσεις
Η δοκιμή δεν περιορίζεται σε λίστες. Το Excel θα μπορεί επίσης να αποθηκεύει ολόκληρους πίνακες μέσα σε ένα κελί, είτε πληκτρολογούνται απευθείας είτε δημιουργούνται από τύπους, και υποστηρίζει ακόμη και ένθετες δομές—ομάδες που περιέχουν άλλες ομάδες. Μέχρι τώρα, οι δυναμικοί πίνακες διανέμουν τα αποτελέσματά τους σε συνεχόμενα κελιά μέσω υπερχείλισης. Με αυτήν την αλλαγή, αυτή η δομή μπορεί να παραμείνει μέσα σε ένα μόνο κελί.
Για να χειριστεί αυτές τις μορφές, η Microsoft έχει εισαγάγει τέσσερις συναρτήσεις: FLATTEN, η οποία ισοπεδώνει τα επίπεδα ένθεσης, HAS, για να ελέγξει εάν υπάρχει μια τιμή, HASANY, για να ελέγξει εάν εμφανίζεται κάποια από πολλές τιμές και HASALL, για να ελέγξει εάν υπάρχουν όλες οι τιμές. Αυτά τα εργαλεία στοχεύουν στη μείωση της χειροκίνητης εργασίας όταν τα δεδομένα στοιβάζονται σε πολλά επίπεδα και στην αποφυγή της ανάγκης αποσυναρμολόγησης κάθε επιπέδου για την προβολή του περιεχομένου του.
Η Έκδοση Συμβατότητας 3 έχει επίσης εισαχθεί για πολλούς υπολογισμούς που περιλαμβάνουν ένθετους πίνακες. Μπορεί να επιλεγεί ανά βιβλίο εργασίας από τις επιλογές υπολογισμού, αλλά συνιστάται προσοχή: ενδέχεται να τροποποιήσει τα αποτελέσματα υπαρχόντων τύπων . Επομένως, πριν εφαρμόσετε την αλλαγή σε ένα αρχείο παραγωγής, είναι συνετό να εργαστείτε με ένα αντίγραφο και να ελέγξετε πώς ανταποκρίνεται το έγγραφο.
Περιορισμοί: συγκεντρωτικοί πίνακες, γραφήματα και άλλα κενά
Η λειτουργία εξακολουθεί να έχει περιορισμούς. Η Microsoft αναγνωρίζει ότι εργαλεία όπως οι συγκεντρωτικοί πίνακες, τα γραφήματα, το Power Query και ορισμένα συστήματα επικύρωσης δεδομένων προσφέρουν περιορισμένη υποστήριξη ή απλώς δεν είναι συμβατά με αυτές τις μορφές. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι δεν έχουν σχεδιαστεί όλες οι τυπικές ρουτίνες του Excel για την ανάγνωση μεμονωμένων τιμών μέσα σε μια λίστα ή έναν πίνακα.
Άλλες λειτουργίες και βοηθητικά προγράμματα, όπως η μορφοποίηση υπό όρους και η λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση, εμφανίζονται επίσης μεταξύ των περιοχών που εξακολουθούν να χρειάζονται προσαρμογές, σύμφωνα με τις πληροφορίες που δημοσιεύθηκαν. Επιπλέον, εάν ένα υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιείται από κοινού με εξωτερικά προγράμματα ή διαφορετικές σουίτες, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα ερμηνείας, επειδή αυτά τα περιβάλλοντα δεν έχουν ένα σαφές ισοδύναμο για κελιά με πολλαπλές τιμές.
Προεπισκόπηση, εκδόσεις και προφυλάξεις πριν από τη χρήση
Η νέα λειτουργία δοκιμάζεται αυτήν τη στιγμή από χρήστες του Microsoft 365 Insider στο κανάλι Beta, τόσο σε Windows όσο και σε Mac. Δεν πρόκειται για γενική ή τελική αλλαγή και η Microsoft συνιστά να μην εφαρμόζεται σε σημαντικά βιβλία εργασίας όσο παραμένει σε προεπισκόπηση. Η ίδια η εταιρεία την παρουσιάζει ως επιλογή για πειραματισμό και όχι ως λειτουργία έτοιμη για παραγωγή.
Σε ομάδες που εργάζονται με κοινόχρηστα αρχεία, συνιστάται η δοκιμή πρώτα σε ένα αντίγραφο. Εάν τα δεδομένα εξάγονται σε CSV, ανοίγονται σε άλλες εφαρμογές ή συνδέονται με αυτοματοποιημένες διαδικασίες, η πολλαπλή δομή ενδέχεται να απαιτεί προσαρμογές . Η Microsoft δεν έχει ακόμη περιγράψει λεπτομερώς όλες τις απαιτήσεις συμβατότητας για εξωτερικές βιβλιοθήκες, γεγονός που προσθέτει αβεβαιότητα στους προγραμματιστές και τους διαχειριστές.
Τι μπορεί να αλλάξει στην καθημερινή χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου
Η πρόταση μπορεί να απλοποιήσει περιπτώσεις όπου πολλά σημεία δεδομένων ανήκουν στην ίδια οντότητα: διαχειριστές έργων, ετικέτες, στοιχεία λίστας ή αποτελέσματα τύπων. Αντί να τα κατανέμει σε στήλες ή να τα κρύβει σε μια συμβολοσειρά διαχωρισμένη με κόμμα, το Excel θα διατηρήσει τη σχέση και την ατομική πρόσβαση . Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει βήματα, αν και δεν εγγυάται από μόνο του ένα πιο σαφές υπολογιστικό φύλλο.
Η άλλη όψη του νομίσματος είναι ο έλεγχος. Η συγκέντρωση πληροφοριών σε ένα μόνο κελί μπορεί να κάνει λιγότερο σαφές τι περιέχει και πώς αλληλεπιδρά με το υπόλοιπο βιβλίο εργασίας. Για ομάδες που βασίζονται σε σύνθετα αρχεία, συνιστάται να εξετάζουν τις διαδικασίες, τα δικαιώματα και τους τύπους πριν υιοθετήσουν αυτήν τη λειτουργία σε κρίσιμα έγγραφα. Η ίδια η Microsoft την παρουσιάζει ως δοκιμαστική έκδοση και όχι ως σταθερή λύση.
Στην Ισπανία και την υπόλοιπη Ευρώπη, δεν έχει ακόμη ανακοινωθεί ημερομηνία γενικής κυκλοφορίας. Η διαθεσιμότητα περιορίζεται προς το παρόν στο κανάλι Beta και σε όσους συμμετέχουν στο πρόγραμμα Insider, επομένως οι περισσότεροι χρήστες θα πρέπει να περιμένουν για να δουν αν αυτά τα κελιά πολλαπλών τιμών τελικά θα γίνουν μέρος της καθημερινής χρήσης του Excel.
Η Microsoft διερευνά έναν τρόπο ώστε τα κελιά του Excel να ξεπεράσουν την απλή διατήρηση ενός μόνο κομματιού δεδομένων και να φιλοξενήσουν λίστες, πίνακες και ένθετες δομές χωρίς να χάσουν την πρόσβαση σε μεμονωμένα στοιχεία. Η δοκιμή, διαθέσιμη μόνο στο κανάλι Microsoft 365 Insider Beta για Windows και Mac, περιλαμβάνει τις συναρτήσεις FLATTEN, HAS, HASANY και HASALL, μαζί με μια νέα έκδοση συμβατότητας που μπορεί να τροποποιήσει υπάρχοντες υπολογισμούς. Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες, τα γραφήματα, το Power Query, η επικύρωση δεδομένων, η μορφοποίηση υπό όρους και η λειτουργία Find and Replace εξακολουθούν να έχουν περιορισμούς και η εταιρεία συμβουλεύει να μην εφαρμόζονται αυτές οι λειτουργίες σε σημαντικά βιβλία εργασίας χωρίς να τις δοκιμάσετε πρώτα. Η αλλαγή στοχεύει σε πιο ευέλικτα υπολογιστικά φύλλα , αλλά ο πραγματικός αντίκτυπός της θα εξαρτηθεί από το πόσο καλά αντιμετωπίζεται η συμβατότητα τόσο εντός όσο και εκτός του Excel.